Grande convention

[corybantes41]

Bon, jem'y colle. Ca va être un peu long. Et tous les avis sont les bienvenus.

Historique rapide sur Villebarou :
en 2000 est organisé de nouveau un tournoi, centré uniquement sur DBM.
joueurs cette année là.
2001 : 32 joueurs toujours sur DBM
Les années suivantes ont vu se multiplier les activités : DBM, Warmaster.*
A la longue, l'idée d'une manifestation plus complète a émergé parmi nos cerveaux enfiévrés. Cette manifestation, outre le fait de permettre au club de montrer ce que nous y faisions, devait permettre de montrer au public ce que recouvre le jeu d'histoire d'abord, puis le jeu en général, mais toujours basé sur la figurine et/ou le wargame.
Bref, nous nous sommes retrouvés à la tête d'un gros truc : DBM, Warmaster, Magic, ludothèque de Villebarou, jeux en réseau, exposants duvers et variés, plus des démos de Warhammer, 1er Empire, Vive l'Empereur et autre sur la seconde guerre.
Nous avons eu plus de 150 joueurs, plus de 300 visiteurs, les honneurs des 1ères pages du journal régional, La nouvelle république, laquelle couvrait notre manifestation depuis 2001 tout de même.
L'année suivante, rebelote, mais moins de monde, car Magic était absent sauf pour une démo.
2005 : flop moyen faute de combattants pour les démos, les tournois.
2006 : fin du salon du jeu, retour à une manifestation plus facile à gérer, avec quelques tournois (DBM, WMA, NPOW).

Bilan au final : une telle manifestation demande du temps, du temps, du temps en amont surtout, mais aussi en aval. Et ça demande du monde, du monde, du monde, pour organiser, tenir les stands du club, l'éventuelle buvette. Ca demande aussi de l'argent, le nerf de la guerre ; à Villebarou, nous avons eu jusqu'à 4 partenaires financiers (BTP, transport, hypermarché, société locale industrielle). Je me suis occupé de cette partie et je dois dire que c'est un VRAI boulot, qui demande du temps, de la persévérance, de la disponibilié et surtout, du temps. Quand je parle de temps, c'est du temps pris sur le temps libre, le temps passé en famille, etc ...
On se heurte aussi à un obstacle : l'érosion de la bonne volonté des membres du club qui peuvent se lasser, la baisse des effectifs du club par le jeu des mutations, entrée dans la vie active, etc ...
C'est ce qui arrive à Villebarou : organiser une grosse manifestation, c'est lourd, ça demande un gros investissement personnel au détriment d'autres choses plus importantes comme la vie de famille par exemple. Si on ajoute à ça le fait que certains membres sont partis de la région pour leur boulot, ou ne viennent plus au club car ils sont passés à autre chose ... bref, le nombre de personnes disponibles et volontaires pour organiser cette manifestation a chuté. Donc, nous en revenons à une manifestation avec uniquement des tournois.
Celà étant, ce fut une expérience enrichissante.

Enseignements à en tirer :
il faut du monde, et pas seulement pour la 1ère année, mais aussi pour les suivantes, en amont, pendant et en aval
il faut que ces personnes soient et restent motivées
il faut que ces personnes soient en fait volontaires, le volontariat étant fluctuant en fonction des évènements personnels
il faut de l'argent
il faut de la pub
il faut du temps, beaucoup de temps, souvent au détriment d'autres choses

[Nicofig]

Et bien voilà une experience riche en enseignements. Avant de commencer mon laius, je signale que j'ai deplacé le sujet dans la partie Tournois et Conventions car je crois que c'est la place qui lui est la plus logique

Il me semble donc, et là je fais dans la lapalissade qu'il y a 3 moment lorsqu'on organise une convention ou tournoi : l'avant, le pendant et l'après. Attention je n'ai aucune pretention de proposer des solutions d'autant que je n'ai rien organisé encore contrairement à certains d'entre vous, mais simplement de serier les problêmes et encore il y a encore pleins de choses à rajouter. En vrac :

L'avant :
Là il me semble que le point de départ consiste à bien bâtir son projet, comme le dis Bertrand, et surtout trouver une équipe motivée. Il faut faire preuve d'altruisme car généralement les organisateurs sont rarement les joueurs et à eux de se coltiner toutes les démarches les mises en places ...
Il faut des fonds ne serait-ce que pour payer la salle, les assurances, les affiches ...
Il faut communiquer et cela est très important et trop souvent négligé ( le nombre de fois où j'apprends la tenue d'un tournoi par hasard ou la veile de sa tenue est impressionnant et pourtant je crois ne pas être le moins attentifs sur le sujet ).
Cette communication est à faire vers les personnes du monde du jeu d'Histoire : on peut alors annoncer l'évènement via les organes de Presse ( Vae Victis, Wargames et Figurines ), via les ML et les sites spécialisés, via une base de données de joueurs ( rôle à mon sens de la FFJH ) etc ..
Une communication egalement vers les personnes susceptibles d'être interressées par le sujet sans être particulièrement de la famille : annonce dans Ravage, Casus Belli, forums et ML de jeu de figurines fantastiques etc ...
Enfin une communication vers les personnes ignorants totalement notre existence . Pourquoi ne pas passer une annonce dans le journal local ? ou dans le journal de petites annonces ? Faire une trentaine de photocopies et les poser aux feux rouges ? Faire l'annonce dans les lycées et collèges régionaux ? etc ...

Tout ceci reclame certes des fonds et là je crois qu'il faut essayer de trouver le maximum de partenaires. A la fois dans le monde du jeu mais pas seulement ( Bertrand a semble-t-il ratissé très large ).

La liste n'est pas close.

Pendant :
Quand le moment est arrivé, il faut essayer de pouvoir repondre aux attentes des joueurs d'une part et des visiteurs d'autres part. Personnellement voilà comment je verrais une convention plaisante. Il faudrait qu'il y ait à la fois l'aspect ludique et l'aspect commerciale donc il faudrait faire venir des magasins, fabricants et une section Bring and Buy.
Ces trois point pourraient satisfaire les joueurs bien sûr mais aussi les visiteurs . Combien de fois j'ai assisté avec regret à des initiations de personnes qui sembleint interressé par le jeu et qui me pose la fatidique question : Alors je peux acheter la règle et les figurine où ? Allez ensuite expliquer qu'il faut commander à Paris ou à l'etranger les differentes composantes de notre hobby en sachant que les 9/10° du temps ce n'est pas au même endroit qu'on commande les règles, les figurines ou les décors. Si on arrivait à avoir sur place : un magasin vendant des règles ( DBA ou Stratégos par exemple ), un revendeur de figurines proposant quelques boites d'armées ( Exemple : boite Corvus Belli, Xyston, Touller pour DBA ) et un fabricant de décors, je crois que ce serait merveileux.

Ensuite la convention telle que je la rêve permettrait de trouver : des tables de tournois/ reconstitution, de demonstration/initiation. Pour les tournois/reconstitutions, je verrais bien une durée d'un jour et demi afin que la dernière demi journée ( dimanche matin pourquoi pas ) soit l'occasion pour les joueurs d'aller faire leurs emplettes ou de tester d'autres jeux

L'après :
je laisse de côté le rangement fastidieux des salles qui montre le plus souvent l'égoisme de certains lesquels, une fois leur appetit assouvi, oublient de donner un petit coup de main pour que tout le monde soit ravi de son week-end.
L'après necessite aussi de la communication : un compte rendu via les divers media exposé plus haut. Je crois que cela est souvent oublié. Ce n'est pas parce que tout s'est ( bien ) passé que le travail et fini. Enfin dès le week end suivant il faut pratiquemment reflechir à la convention de l'année suivante ( ou pourquoi pas l'année d'après pour se laisser reposer un peu ). Tiens pourquoi pas une alternance : une grande convention dans le sud en année paire, une dans le nord en année impaire

Bon j'ai ecrit beaucoup de choses qui certainement à reprendre et en tous les cas à completer. Donc n'hésitez pas

[Thierry Melchior]

Euh, Nicolas, je crois que tu peux supprimer le sujet « La Grande Convention » dans le forum « Communauté - Discussion générale ». Il fait double emploi avec celui-ci.

Félicitations à Bertrand et à son équipe, surtout pour la mise en place de la manifestation multijeux, impressionnant.
Il est dommage pour le hobby, que tous ces gens expérimentés se dispersent sans successeurs. Je pense que c’est dans un cas comme celui-ci que la FFJH devrait essayer de reprendre le flambeau. Allô… Franck ?

Vous savez certainement que, dans la vie, le relationnel est extrêmement important. Comme dans le cas d’une entreprise qui fait tourner le nouveau commercial avec l’ancien ; un ou des joueurs qui quittent un club devraient transmettre leur savoir : qui contacter pour retenir la salle, où trouver des tables, des chaises, etc.
Par exemple, en ce qui concerne les subventions, il est tellement difficile d’en obtenir qu’il faudrait absolument un suivi : celui qui a négocié les subventions et qui s’en va, doit faire la tournée des entreprises pour présenter son successeur.

Je n’ajouterai rien à ce qu’à lister Nicolas (je suis un aigri ).
Mais sans vouloir décourager les futurs organisateurs, il est bien évident que les contraintes sont de plus en plus fortes (au hasard : trouver des nappes ignifugées, mais là, il y a une astuce… que je ne peux dévoiler sur ce forum).

[Nicofig]

Euh, Nicolas, je crois que tu peux supprimer le sujet « La Grande Convention » dans le forum « Communauté - Discussion générale ». Il fait double emploi avec celui-ci.

C'est vrai mais mieux vaut deux endroits plutôt qu'aucun. En tous cas cela prouve que cette demande de convention est bien un problême qui interroge quelques joueurs.

Félicitations à Bertrand et à son équipe, surtout pour la mise en place de la manifestation multijeux, impressionnant.
Il est dommage pour le hobby, que tous ces gens expérimentés se dispersent sans successeurs. Je pense que c’est dans un cas comme celui-ci que la FFJH devrait essayer de reprendre le flambeau. Allô… Franck ?

Je ne pense pas que Franck soit inscrit ici, du moins pas encore.

Vous savez certainement que, dans la vie, le relationnel est extrêmement important. Comme dans le cas d’une entreprise qui fait tourner le nouveau commercial avec l’ancien ; un ou des joueurs qui quittent un club devraient transmettre leur savoir : qui contacter pour retenir la salle, où trouver des tables, des chaises, etc.
Par exemple, en ce qui concerne les subventions, il est tellement difficile d’en obtenir qu’il faudrait absolument un suivi : celui qui a négocié les subventions et qui s’en va, doit faire la tournée des entreprises pour présenter son successeur.

C'est effectivemment une excellente idée mais cela necessite de prevoir son retrait et de connaitre son successeur. Nos activités sont le plus souvent benevole et donc il est difficile d'exiger quoique ce soit.

Je n’ajouterai rien à ce qu’à lister Nicolas (je suis un aigri ).
Mais sans vouloir décourager les futurs organisateurs, il est bien évident que les contraintes sont de plus en plus fortes (au hasard : trouver des nappes ignifugées, mais là, il y a une astuce… que je ne peux dévoiler sur ce forum).

Comment cela "aigri" ? Allons, ne te laisse pas abattre et donne nous aussi tes idées.

[Alexis Tolmatchev]

Si je peux donner mon expertise sur la partie communication et la stratégie à adopter pour drainer du public.

A) repérer et définir ses cibles par cercles concentriques en estimant les besoins et la réalité des actions.

_ Les tournoyeurs
Ils leur suffit d'une coupe et de points au classement pour venir.
L'action de com est minime et les outils sont déjà en place.
Il faut dire que depuis presque 10 ans ils sont les privilégiés du système car toute l'énergie créative converge vers eux.

_ Les passionnés et acteurs des clubs
Un peu plus dur à convaincre ils sont attentifs aux médias spécialisés précités. L'avantage est qu'ils sont des "leaders d'opinion" et drainent donc les autres après les avoir convaincus. Le soucis est que j'ai du mal à les déterminer (les clubs sont assez exangues ou replié sur eux même)

_ Les sympathisants et connexes
Ils ont joué, jouent de temps à autre, mais par nostalgie ou curiosité passeront volontiers si ce n'est pas loin ou si ils y voient un intéret immédiat. D'autres peuvent aussi être potentiellemnt touchés parce que proche culturellement, soit par le jeu soit par la figo. Ils faut aller les chercher sur leurs médias ou dans leur conv. Ils ne viendront que si ils éprouvent de l'engouement pour un sujet ou une activité qui leur correspond, en revanche ils ne feront que très rarement le chemin de leur hobby vers le notre.

_ Les potentiels
Ils ne le savent pas mais ils ont le bagage culturel pour adhérer au hobby. Systématiquement ignorés par les organisateurs ils sont pourtant le seul réservoir valide. Reste à en faire la typologie, mais j'ai ma petite idée la dessus.

_ Les autres
Lance un dé…

Il me semble donc que c'est dans cette population des potentiels qu'ils faut aller chercher nos futurs amis, chez ceux qui ont une envie latente ou une inclinaison particulière à pratiquer le wargame et la figo.

Effectivement certain de nos camarades avaient déjà fait plus ou moins cette analyse et de bon débuts avaient pointés leur nez - Bourges, Vincennes, Le salon de la maquette.
Les résultats furent certainement le boum DBM qui fut incroyable en terme de grossissement de population. Rappelez-vous pour les plus vieux des tournois en 7.
Le grand malheur est très certainement que le tournoi s'est imposé comme modèle absolu. Aujourd'hui ce modèle n'est plus aussi efficace et nombre de gens n'y trouvent plus leur compte, nous sommes donc en situation de crise.
Toutefois les clubs n'ont pas encore la culture pour aborder d'autres angles de création d'évènement. Et ne trouve du coup pas d'angle d'accroche pour les vendre dans un domaine qui s'avèrera hautement concurrenciel. Le joueur et un humain comme les autre et peut succomber à d'autre tentation, y compris la vie de famille.

Nous sommes donc outre quelques individus isolés et que je reconnais là, en présence d'une situation avec il me semble un fort potentiel.

Maintenant je ne détiens en rien la science infuse et mon analyse peut présenter des défauts ou des erreurs.

[Nicofig]

Voilà qui est interressant et qui effectivemment a le merite d'engager des pistes de reflexions. Tu parles de ta "petite idée" concernant les joueurs potentiels, quelle est donc cette analyse ?

[Alexis Tolmatchev]

Je prend le temps de mettre au point ce week end et je le poste vendredi.

[Nicofig]

Euh , tu voulais certainement dire Lundi. Non ?